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2014-12-08
聚焦ERP之十五
利用ERP系统实现流程内控自动化
  如何利用快速发展的信息技术来固化业务流程中的各种内部控制,逐渐成为现代企业管理和企业信息化建设中重点关注的问题。利用信息技术手段实现流程中的内部控制,可以大大减少人为因素造成的工作误差,提高内部控制执行效率和质量。
  企业通过实施ERP系统将原先分散的业务流程进行整合处理,统一调度、合理配置,因此ERP系统也自然成为了流程内部控制自动化的载体。在ERP系统中,可以针对业务涉及的单一模块或多个模块设计和实施严格的自动控制功能,从而解决人工模式流程内控在信息传递慢、内控时间成本高、执行力度弱的问题。
  利用ERP系统实现流程内控自动化将对原有业务流程管理带来许多变化,因此在实施过程中,需要业务流程相关部门做好以下准备:
  第一、对ERP系统的正确认识:
  从管理角度看,需要把信息技术、ERP系统功能与内控体系有机融合,形成科学合理的信息化内部控制体系。从操作层面看,业务人员要提高系统信息录入和操作的准确性、规范性和及时性。操作和信息录入不及时或事后补录,都会影响影响流程内部控制效果,甚至造成系统自动控制失效。
  第二、信息标准化的建设:
  标准化是实现信息化的基础,没有标准化就相当于一个现代化的工厂没有统一的零部件,无法进行自动化生产。对于自动化内部控制来说,标准化的内容一般包含:组织结构、业务流程及相关表单、岗位职责和管理权限、职责分离、各种主数据(一般指ERP 系统,包含物料,资产名称)的定义和编号等等。应该说明的是,标准化的历程是内控信息化难度最大且最需要下功夫的,尤其是对于特大型且拥有众多子分公司的集团企业,这需要管理层坚定的决心和操作层充分的精力投入。
  第三、ERP与不同业务系统中自动化内部控制的协调
  除了ERP系统外,企业还存在多种信息系统,许多业务流程不仅涉及ERP系统,更与业务系统密切相关。因此在实现业务流程自动化过程中,要充分考虑各种信息系统的整合,评估内控信息化实施系统载体,形成以ERP系统为内控体系的核心,业务系统实现专项专管的内部控制信息化体系。
  在集团ERP规划和实施过程中,将对集团和下属业态各个业务流程内部控制点全面梳理,有针对性的设计自动化内部控制实现方式,提高业务流程整体内部控制的有效性,并使之持续有效。

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